Zo breng je weer rust in je hoofd met Microsoft To-Do

Publicatiedatum: afbeelding bij

Mailboxen met allerlei kleuren vlaggetjes, (digitale) post-its op je beeldscherm en krabbeltjes in je achterzak, wie kent het niet? Doordat je overal iets hebt staan, verlies je het overzicht en probeer je alles te onthouden. Ik werd er gek van, maar sinds ik Microsoft To-Do heb ontdekt, kan ik mijn dag makkelijk overzien en heb ik weer rust in mijn hoofd.

Uit mijn hoofd, in To-Do

Ik ben 35 en struggle al vijftien jaar met hoe ik mijn dag indeel en hoe ik zorg dat ik dingen niet vergeet. Ik heb collega’s die heel gestructureerd zijn en alles netjes in mapjes zetten. Ik ben het type dat vlaggetjes zet in e-mails, e-mails ongelezen maakt om ze weer terug te vinden en voor de rest vertrouwt op zijn hoofd. Maar nu is er Microsoft To-Do en al realiseer ik me dat ik klink als een Tell Sell-reclame: wat een opluchting. Ik heb er drie dagen aan moeten wennen en sindsdien ben ik om en heb ik één centraal punt waar mijn versie van de werkelijkheid staat! Omdat ik weet dat ik niet de enige ben die met deze struggle leeft, deel ik mijn 6 favoriete features van To-Do.

1. Overal beschikbaar

De belangrijkste feature is misschien wel “uit je hoofd, in de app” Waar je ook bent en welk platform je ook gebruikt – Mac, iOS, Android, Windows of via het web – je kunt je lijsten overal benaderen. Onderweg? Gebruik je telefoon om aan de slag te gaan en je taken af te vinken. Gebruik je Windows of Android? Dan kun je schakelen tussen je zakelijke en persoonlijke accounts. Je kunt dus ’s avonds je werk achter je laten en je persoonlijke account openen om je boodschappenlijst te bekijken of te zien uit welke films je vanavond kunt kiezen. Binnenkort kun je je To-Do-taken zelfs vanuit Teams benaderen.

2. E-mail met vlag

Veel van mijn mails gaan over dingen die ik moet doen. In het verleden maakte ik ze dan maar weer ongelezen, zodat ik wist dat er nog een actie openstond. Maar dat is natuurlijk niet heel fool-proof. Nu vlag ik deze mails direct in mijn Outlook app op mijn telefoon of desktop waarna de email en de taak automatisch verschijnt in mijn “E-mail met vlag’-lijst in To-Do. Ik kan ze daarna in een apart mapje zetten of ik kan ze markeren als favoriet als mijn lijst te lang wordt. Heel belangrijk: ik kan de taken ook weer unflaggen als ze gedaan zijn. Zo kan ik toch mijn mails als actiepunten gebruiken, maar dan op een overzichtelijke manier.

3. Lijsten voor alles – en iedereen

In To-Do kun je lijsten maken voor alles: van kleine actiepunten tot grote projecten, maar ook boeken die je wilt lezen, restaurants die je wilt uitproberen en films die je nog wilt zien. Maar voor je het weet ben je opnieuw het overzicht kwijt. Daarom kun je met To-Do niet alleen lijsten groeperen, maar ook andere mensen uitnodigen zodat je samen kunt werken aan een taak.

4. Integratie met Microsoft Planner

Binnen MostWare maken we voor grotere projecten gebruik van Microsoft Planner; een planningstool waarmee je je hele project van a tot z kunt plannen, met tijdlijnen, taken, verantwoordelijkheden, einddata et cetera. Taken binnen Planner kun je toewijzen aan een persoon. Krijg je een taak toegewezen, dan verschijnt die in een speciaal boxje.

5. Stappen en deadlines

Aan elk item in je To-Do-lijst kun je verschillende stappen toevoegen. Heel handig als bepaalde stappen van elkaar afhankelijk zijn of als je de voortgang van het hele proces in de gaten wil houden. Door deadlines in te stellen kun je weer eenvoudig je taken toevoegen aan je takenlijst, vooruitkijken of reminders instellen.

6. Mijn dag

Wat ik ook heel fijn vind, is het gepersonaliseerde dagoverzicht, Mijn dag. Daarin komen automatisch alle taken die op jouw naam staan of die je aan jezelf hebt toegewezen en die vandaag verlopen. Dat helpt me per dag dát te doen wat op dat moment belangrijk en zinvol is. De volgende dag wordt Mijn dag weer vernieuwd, zodat ik de dag met een schone lei kan beginnen. Taken die eerder niet zijn voltooid, worden als suggesties weergegeven zodat ik ze eenvoudig weer aan mijn lijst toevoeg. Wat is gedaan, vink ik af. En het soundeffect van het afvinken van een taak verveelt nooit

Lekker slapen

Voor mij zorgt dit ervoor dat ik een stuk lekkerder kan slapen. Al die taken die in je hoofd zitten, brengen onrust met zich mee. Dat heb ik nu niet meer, en ik hoor dat ook van andere collega’s. Het nadeel is natuurlijk dat je niet even stiekem een ‘ongelezen’ e-mailtje kunt vergeten. Maar dat neem ik graag voor lief…

Nieuwsgierig?

Het goed gebruiken van To-Do en andere productiviteitsapplicaties van Microsoft hebben we gevat in een methode die we Grip op je Taken noemen. Wil je daar ook graag mee aan de slag?

Profiel MostWare

MostWare

Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen.

Profiel MostWare ›