Amsterdam UMC legt de basis voor innovatie en een nieuwe werkplek, met Microsoft 365

Publicatiedatum: afbeelding bij

In juni 2018 gingen AMC en VUmc een alliantie aan om samen verder te gaan als het grootste Nederlandse ziekenhuis: Amsterdam UMC. Tijdens deze alliantie kreeg de Dienst ICT de opdracht om de beide ICT-landschappen van AMC en VUmc te integreren. Dat gold ook voor de kantoorautomatisering (de werkplek). Amsterdam UMC heeft de basis hiervoor gelegd door met Rapid Circle Microsoft 365 in te richten en van twee omgevingen naar één omgeving te gaan. Dit legde de basis voor veel mooie vernieuwingen, opschoningen en innovaties in technologie en werkwijze.

Amsterdam UMC was het eerste ziekenhuis in Nederland dat volledig op Microsoft 365 overging. Het doel hiervan is een moderne werkplek voor de medewerkers die overal, altijd en vanaf ieder apparaat toegankelijk is. Maar vooral: een solide structuur die innovatie mogelijk maakt. De eerste kenmerken daarvan zijn al zichtbaar.

Zichtbare resultaten

Behalve dat Amsterdam UMC haar werkplek kon vernieuwen, werd de alliantie tussen AMC en VUmc door Microsoft 365 ondersteund. Dit merken de medewerkers op diverse aspecten, zoals dat er nu één agenda en één adresboek is, ondanks dat medewerkers nog aparte accounts hebben voor beide organisaties. Ook zijn informatie en bestanden beter vindbaar.

Doordat Amsterdam UMC voor Covid al geheel op Microsoft 365-platform zat, kon het binnen twee weken samenwerken en werken op afstand ondersteunen door Microsoft Teams naar 28.000 gebruikers uit te rollen.

Eén van de resultaten hiervan is dat artsen nu een manier hebben om met familie en verwanten van patiënten te communiceren, wat belangrijk is omdat in verband met Covid het aantal bezoekers zeer beperkt is. Dankzij Teams kan de familie, ondanks moeilijke omstandigheden, goed op de hoogte gehouden worden van de situatie van de patiënt.

Inmiddels wordt Teams ook ingezet ter ondersteuning van het Multidisciplinair Overleg (MDO) en andere overleggen met meerdere specialisten. Daarvoor heeft Amsterdam UMC Microsoft Teams geïntegreerd met de Cisco systemen. Deze systemen waren al ondersteunend aan de MDO, maar die konden niet gebruikt worden buiten het ziekenhuis. Nu kunnen specialisten op andere locaties en thuis ook meedoen. Dit is cruciaal voor de kwaliteit van de zorg tijdens Covid.

Door de alliantie worden afdelingen ‘in waves’ tussen de locatie van AMC en VUmc verplaatst en organisatorisch samengevoegd. Daarbij kunnen data en bestanden nu in SharePoint Online overzichtelijk op één plek geplaatst en kan die afdeling fris van start. Ook ondersteunt Microsoft 365 de nieuwe branding (van AMC en VUmc naar Amsterdam UMC).

Geen ‘Lift and Shift’, maar een ‘First Time Right’

Amsterdam UMC wilde vanuit twee omgevingen naar één cloudomgeving migreren en deze kans benutten om een solide en “schone” basis neer te zetten waarop verdere innovatie mogelijk is. Dus geen ‘lift and shift’, maar een ‘first time right’. Dit was een unieke kans om een nieuwe basis neer te zetten.

Complex project voorspelbaar gemaakt

Een fusie van omgevingen, opschonen, uitrollen in twee organisaties en een migratie in één, resulteert in een complex project. Amsterdam UMC heeft samen met Rapid Circle de aanpak op basis van best practices, een goede projectorganisatie, buy-in van het management en tools, de basis neergezet voor een voorspelbaar project. Rapid Circle durfde het project zelfs fixed fee aan te nemen.

Fasering met telkens een tastbaar resultaat

Fase 1: de basis en migratie

In de 1e fase wordt de omgeving opgebouwd. Alle medewerkers krijgen een nieuwe identiteit om in te loggen op het nieuwe Amsterdam UMC domein. Hiermee hebben ze toegang tot hun mailbox, agenda en SharePoint en in de toekomst tot meer applicaties van Office 365 in de cloud.

Nadat de nieuwe omgeving staat, migreren we alle SharePoint sites en data naar SharePoint Online en 40.000 mailboxen van de oude domeinen naar de nieuwe Exchange Online omgeving. Medewerkers kunnen na de 1e fase vanaf elke locatie en elk device bij hun mail en agenda. Via SharePoint Online delen ze onderling eenvoudig en veilig documenten.

Fase 2: efficiënt en veilig samenwerken

In de 2e fase gaat de aandacht naar meer mobiliteit en samenwerkingstools voor de medewerkers.

In de 1e fase was de beveiliging voor bedrijfsapparaten al ingericht. Om te zorgen dat medewerkers ook vanaf hun eigen devices veilig kunnen samenwerken, wordt in de 2e fase aandacht besteed aan de beveiliging van BYO devices. Dankzij de nieuwe omgeving kunnen medewerkers nu eenvoudig ook vanuit huis (samen)werken op hun eigen smartphone, laptop en tablet. Dankzij de beveiliging in Enterprise Mobility + Security (EM+S) en Mobile App Management (MAM) houdt IT grip op de beveiliging op apparaat-, app- en dataniveau.

In deze 2e fase vindt een fileshare migratie naar OneDrive plaats en worden SharePoint en Teams beschikbaar gesteld.

Een nieuwe manier van werken voor medewerkers

Na de installatie van deze samenwerkingstools kunnen medewerkers efficiënter samenwerken op de locaties van Amsterdam UMC of vanaf huis. Om te zorgen dat medewerkers het maximale uit de nieuwe werkplek halen, begeleidt Rapid Circle hen in de verschillende fases met een uitgebreid en op maat gemaakt adoptietraject. Zowel op strategisch niveau als hands on, met praktische quick reference cards en instructievideo’s.

Een nieuwe manier van werken voor IT

Ook IT realiseert zich dat de nieuwe cloudomgeving om andere competenties vraagt dan het managen van een on-premise omgeving. Om hen te helpen in hun nieuwe regierol, adviseert Rapid Circle over de meest optimale inrichting van de nieuwe beheeromgeving voor de organisatie, met name met betrekking tot de governance van het platform. Hierin wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd. Zo ontwikkelden we voor Teams een template waarmee een gebruiker eenvoudig een Teams-team kan aanvragen. IT kan snel evalueren of de aanvraag aan alle vereisten voldoet en met één druk op de knop de gevraagde Teams uitrollen. Minimale inspanning en maximale grip voor IT.

De complexiteit van de migratie vanuit twee omgevingen

Dit project was onder andere uitdagend omdat data van twee domeinen naar één domein gemigreerd moest worden. Met name het ontdubbelen van de 40.000 mailboxen was een puzzel. Veel medewerkers hadden een mailbox op beide locaties. Deze was gekoppeld aan hun identiteit. Daarom moesten eerst nieuwe identiteiten worden ingericht in de nieuwe omgeving voordat alles gemigreerd kon worden.

Rol van Rapid Circle

Rapid Circle was in dit project verantwoordelijk voor assessment, planning, design, migratie en inrichting van de nieuwe IT-infrastructuur op gebied van Microsoft 365, inclusief security. Ook heeft Rapid Circle ondersteund in het inrichten van het beveiligd aanbieden van Office 365 apps op mobiele toestellen. Daarnaast is Rapid Circle managed services partner voor Amsterdam UMC, waarin we ondersteunen met monitoring, beveiliging, doorlopende vernieuwing en algemene support. Bovendien is Rapid Circle partner voor diverse vernieuwingen en innovaties op basis van Azure, Microsoft Teams en Power Platform.

Voorbeeld van de kracht van Power Platform. Een kritische App, gebouwd in 1 weekend

Eenmaal met de infrastructuur op een goede manier in de Microsoft cloud, zijn er veel mogelijkheden voor ‘digitale transformatie’. Wanneer identity, security, diverse Microsoft services en data op de juiste en veilige manier zijn geborgd, kun je op basis van Azure en Power Platform bijvoorbeeld snel nieuwe en tijdelijke processen automatiseren.

Een voorbeeld van een dergelijk procesvernieuwing deed zich voor bij de start van Covid-19. Op aanvraag van het Amsterdam UMC ontwikkelde Rapid Circle in één weekend een app en dashboard voor het inventariseren van bedden ten behoeve van Covid-patiënten. Met deze app op basis van Power Platform kan het ziekenhuis op elk moment real-time zien hoeveel bedden er beschikbaar en geschikt zijn. Zonder de juiste basis te hebben ingericht is dat niet in één weekend te realiseren.

Met de Microsoft cloud een basis voor snellere vernieuwing en innovatie

Na lancering van de tools waarmee de medewerkers eenvoudiger en sneller online kunnen samenwerken, zijn er op korte termijn zeker meer innovaties te verwachten. De IT-organisatie kan verzoeken vanuit de business, om innovaties te faciliteren, nu beter ondersteunen omdat ze sneller kunnen schakelen, een solide basis hebben en meer capaciteit. Met deze migratie naar een nieuwe solide basis in de cloud loopt het grootste ziekenhuis van Nederland ver voorop.

Profiel Rapid Circle

Rapid Circle

Bij Rapid Circle geloven we dat in de toekomst organisaties niet meer om de Cloud heen kunnen. Werknemers nemen namelijk hun verwachtingen en ervaringen die ze als consument opdoen met innovatieve nieuwe technologie mee de organisatie in. Cloud oplossingen helpen organisaties kosten te besparen, productiever te worden en interne communicatie en samenwerking te innoveren.

Profiel Rapid Circle ›