Zorgaanbieder Florence neemt afscheid van Excel-formulieren
Professionele CRM-oplossing voor fondsenwerving en projectadministratie
Florence, de zorgaanbieder voor jeugdhulp, thuiszorg en verpleegzorg in en rond Den Haag, betrekt heel bewust particulieren, bedrijven en andere organisaties bij de financiering van projecten voor hun cliënten. Tot voor kort werd de fondsenwerving via Excel-formulieren geadministreerd. Nu is in samenwerking met Winvision in korte tijd een uitbreiding van de bestaande Microsoft CRM-oplossing gerealiseerd voor fondsenwerving, projectadministratie en relatiemanagement.
Het is voor zorgaanbieders steeds gebruikelijker en noodzakelijker om buiten de reguliere inkomsten via de overheid, aanvullende financiering te zoeken. Florence kan een groot aantal projecten financieren dankzij donaties en sponsoring van bedrijven en particulieren. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de inrichting van een beweegtuin, het organiseren van culturele evenementen en zelfs ook de realisatie van innovatieve voorzieningen en nieuwbouw. “Deze derdengeldstroom is voor ons van groot belang. Het aantal sponsors en donaties is groot en groeit nog steeds. De administratie werd bijna onbeheersbaar via de ‘oude’ methode”, zegt Eline Antonia, fondsenwerver bij Florence. “Ook bij jaarlijkse audits van toezichthouders werd dit onderdeel als een risico gezien. Er moest dus snel een professionele oplossing komen voor de werving en administratie.”
Snel te realiseren en in te richten
Winvision richtte voor Florence het al bestaande CRM-systeem in met templates voor fondsenwerving en projectadministratie. Consultant Jakob van Gorp van Winvision: “De uitbreiding voor fondsenwerving konden we doorvoeren in het bestaande CRM-systeem. Daarmee konden we het snel realiseren. De activiteiten voor relatiemanagement kunnen er nu eenvoudig mee worden uitgevoerd. Groot voordeel was ook dat er geen groot afzonderlijk fondsenwervingspakket moest worden aangekocht en geïmplementeerd.”
Meer efficiency en processen goed geborgd
“De inrichting ging heel snel en soepel”, zegt Eline Antonia. “Wij hebben onze wensen kenbaar gemaakt en Jakob heeft die vertaald naar invoervelden en koppelingen. De projectadministratie is daardoor aanzienlijk eenvoudiger en professioneler geworden. Het bespaart me veel tijd. Het zorgt er ook voor dat we de processen goed kunnen borgen. Daarbij kunnen we, als we daar klaar voor zijn, de activiteiten op dit gebied uitbreiden. We beginnen bij de basis met een overzichtelijke en goed te beheren administratie. Uiteindelijk zullen we ook het klantrelatiesysteem gaan benutten en kunnen we er standaardcorrespondentie, klantmailings en projectdocumentatie mee verzorgen. Nu nog zijn het vooral bedrijven en instellingen die sponsoren, vanaf volgend jaar gaan we ook onze wervingsactiviteiten naar particulieren verder uitbreiden. De noodzaak van een eigen fondsenwerving wordt steeds groter voor zorgaanbieders. Dan betekent dat de projectadministratie op een goed professioneel niveau moet functioneren. Dat heeft Florence nu voor elkaar.”