Mobiele werkplekken voor de Forensische Zorgspecialisten
Bij de Forensische Zorgspecialisten is een deel van de medewerkers overgestapt op een mobiele werkplek. Hun primaire werkstation is nu een tablet in plaats van een desktop computer. Winvision heeft de tablets ingericht en onder beheer gebracht. Binnenkort kijkt de zorginstelling samen met Winvision naar de mogelijkheden voor mobiele werkplekken voor de andere medewerkers. “Wat we alvast geleerd hebben”, zegt Kees de Brouwer, manager Informatievoorziening en Automatisering van de Forensische Zorgspecialisten, “is dat het belangrijk is om medewerkers goed voor te bereiden en voor te lichten over de veranderingen.”
De Forensische Zorgspecialisten is een middelgrote organisatie die klinische en ambulante forensische zorg levert. De organisatie is een specialistische ggz-instelling voor mensen die met Justitie in aanraking zijn gekomen of dreigen te komen. Bij de Forensische Zorgspecialisten werken ruim 850 medewerkers vanuit 13 vestigingen in de Randstad.
Officieel overdrachtsmoment
“De medewerkers die voornamelijk ambulant werken, zijn nu allemaal over op een tablet”, zegt Kees de Brouwer. “Dat zijn er zo’n 150. Voorheen werkte iedereen op een thin client, maar er was een sterke behoefte om de werkplekken voor in ieder geval een deel van de medewerkers mobiel te maken. De overstap verliep soepel. We hebben een aantal momenten gepland waarop medewerkers hun nieuwe ingerichte tablet overhandigd kregen, met instructie. Een officieel evenementje; handig ook om er zeker van te zijn dat iedereen aandacht heeft bij de overgang.”
Corporate owned personally enabled
René Berendsen, consultant van Winvision: “Wij hebben de Windows 8.1-tablets uit de doos ingericht. De juiste software erop, koppelen aan Exchange en Citrix en onder beheer brengen. De tablets maken via WiFi verbinding met het netwerk. De tablets zijn ‘corporate owned personally enabled’, medewerkers gebruiken ze ook privé. De beveiliging is natuurlijk erg belangrijk. Medewerkers kunnen offline en online werken, er staat veel ‘zakelijke’ data op. Met MS Bitlocker worden de gegevens versleuteld, zodat ook als de tablet in verkeerde handen valt, de gegevens niet uit te lezen zijn. Als extra beveiliging zijn alle tablets op afstand te ‘wipen’. De ict-afdeling van de Forensische Zorgspecialisten doet het beheer verder zelf.”
Meer dan een hardwarekwestie
De overstap van vaste naar mobiele werkplek is meer dan een hardwarekwestie. Kees de Brouwer: “De manier van werken verandert. Als voorbeeld: medewerkers moeten er aan wennen dat ze na een offline bewerking de bestanden synchroniseren als ze weer online zijn. Anders zit je in een oude versie te werken. Dat lijken kleine dingen, maar het heeft wel impact op het dagelijkse werk. Je hebt in een organisatie veel verschillende mensen met elk een eigen tempo van adoptie van nieuwe technologie en nieuwe routines. Dat hebben we wel een beetje onderschat. Een les voor een eventuele vervolgstap is dat we meer energie moeten stoppen in het voorlichten en trainen van medewerkers.”
De Forensische Zorgspecialisten en Winvision werken al langere tijd met elkaar samen. In 2012 werden in samenwerking de plannen, visie en ambitie van de organisatie vertaald naar een IT Strategie Roadmap. Het overstappen naar mobiele werkplekken is daar een onderdeel van. Binnenkort volgt mogelijk een werkplekscan voor de volgende werkplekken.